In 5 Schritten zur digitalen Messeplanung

Ob Karrieremesse, Bau- und Energiemesse oder Fachkongress – die Organisation einer Messe ist komplex. Wer dabei noch mit Excel-Listen, E-Mail-Chaos und Papierformularen arbeitet, verliert Zeit, Nerven und Professionalität. Die Lösung? Digitale Messeplanung.

Moderne Messeplanung Software wie Fairoo unterstützt Veranstalter dabei, Prozesse zu automatisieren, Daten zentral zu verwalten und Ausstellerbeziehungen effizient zu managen. In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du deine Messeorganisation in 5 einfachen Schritten digitalisierst.

Schritt 1: Aussteller zentral verwalten (CRM)

Die Grundlage jeder erfolgreichen Messeplanung ist ein klares Bild über alle Aussteller – und zwar nicht verteilt auf zig Dateien, sondern in einem zentralen System.

Mit einem integrierten CRM (Customer Relationship Management) verwaltest du:

• Kontaktdaten

• Buchungsstatus

• Historien (z. B. frühere Teilnahmen)

• Zusatzleistungen & Sonderwünsche

💡 Tipp: Filter- und Suchfunktionen sparen dir Stunden bei der Planung und Nachverfolgung.

Schritt 2: Buchungen digitalisieren

Das Herzstück der Messeplanung ist die Ausstellerbuchung. Anstatt PDFs zu verschicken oder manuell Daten in Excel zu übertragen, läuft der gesamte Buchungsprozess online – automatisiert und transparent.

Mit Fairoo's digitalem Anmeldeformular:

• definierst du dynamische Felder (z. B. Messestandgrößen, Extras)

• führst automatisierte E-Mail-Bestätigungen durch

• reduzierst Fehler durch Pflichtfelder und Validierungen

🛠️ So entsteht ein sauberer, nachvollziehbarer Buchungsverlauf – ohne Medienbrüche.

Schritt 3: Flächenmanagement zentralisieren

Welcher Aussteller bekommt welchen Stand? Wo sind noch Lücken? Wer hat Sonderflächen gebucht?

Ein digitales Flächenmanagement-Modul erlaubt es dir:

• Standflächen visuell zu verwalten (z. B. als Hallenplan)

• Flächen einzelnen Ausstellern zuzuweisen

• Änderungen per Drag-and-drop durchzuführen

• die Belegung jederzeit aktuell zu halten

🔄 Kein mühsames Nachpflegen mehr – Änderungen sind sofort systemweit sichtbar.

Schritt 4: Ausstellerportal & Ausstellerkommunikation

Mit einem digitalen Ausstellerportal vereinfachst du die gesamte Kommunikation. Aussteller können:

• ihre Daten selbst verwalten (Logos, Ansprechpartner, Texte)

• Unterlagen hochladen (z. B. Versicherungsnachweise)

• automatisierte Nachrichten empfangen (z. B. Zahlungsaufforderungen)

✅ Für dich bedeutet das: weniger Rückfragen, weniger E-Mails, weniger Fehler.

👥 Zusätzlich kannst du Massenmails mit personalisierten Inhalten versenden – z. B. zum Aufbau, zur Anfahrt oder zu Deadlines.

Schritt 5: Einbindung auf der Website & Systemanbindung

Eine moderne Messeplanung Software endet nicht bei der Organisation – sie lässt sich auch nahtlos in dein Ökosystem integrieren.

Mit Fairoo kannst du:

• Ausstellerverzeichnisse automatisch auf deiner Website anzeigen lassen (inkl. Logos, Kategorien, Filter)

• andere Systeme anbinden, z. B. E-Mail-Marketing-Tools, Zahlungsanbieter oder Newsletter-Systeme per API

• Daten direkt exportieren oder Berichte erstellen – ideal für Teams, Behörden oder Sponsoren

🔗 Das sorgt für einen durchgängigen digitalen Prozess von der Anmeldung bis zur Veröffentlichung.

Fazit: Digitale Messeplanung spart Zeit, Geld und Nerven

Digitale Messeplanung ist kein Luxus mehr, sondern ein Muss – für mehr Effizienz, bessere Kommunikation und zufriedenere Aussteller. Wer heute noch mit Excel plant, verschenkt Potenzial.

Mit einer Software wie Fairoo gelingt der Umstieg in fünf klaren Schritten – unabhängig davon, ob du Karrieremessen, Verbrauchermessen oder Gesundheitsmessen organisierst.