Produktivität
03.06.2025
In 5 Schritten zur digitalen Messeplanung
So optimieren Veranstalter ihre Abläufe mit moderner Messeplanungssoftware
Hannes Wagner
Bei der digitalen Messeplanung stellt sich schnell die Frage: Sollen Aussteller ihre Standflächen direkt über einen interaktiven Lageplan buchen – oder reicht eine konventionelle Buchungsmaske mit Größen- und Typauswahl?
Beide Ansätze haben ihre Berechtigung. Hier ein Überblick über die Vorteile und Grenzen einer standplanbasierten Buchung – und wann sich welcher Weg lohnt.
✅ Vorteile | ⚠️ Nachteile |
|---|---|
Intuitive Orientierung: Aussteller sehen auf einen Blick, welche Flächen verfügbar sind. | Höherer Initialaufwand: Lagepläne müssen vorbereitet und digital eingepflegt werden. |
Weniger Rückfragen: Die Auswahl erfolgt eigenständig – das spart Zeit im Orga-Team. | Weniger Flexibilität bei Sonderlösungen: Vorab definierte Flächen erschweren individuelle Anpassungen. |
Planungssicherheit: Wunschplatzierungen sorgen für Verbindlichkeit auf beiden Seiten. | Unübersichtlichkeit bei komplexen Hallen: Schiefe Wände, Säulen oder Sonderbereiche können die Klarheit mindern. |
📌 Wann passt welche Buchungsart zu meinem Event?
Die standplanbasierte Buchung eignet sich ideal für Veranstaltungen mit:
standardisierten Standformaten
klar strukturierten Hallenlayouts
hohem Selbstbedienungsanteil auf Ausstellerseite
Die nicht standplanbasierte Buchung ist vorteilhaft, wenn:
stark unterschiedliche Standgrößen und -formen gefragt sind
individuelle Absprachen häufig vorkommen
der Lageplan schwer standardisierbar oder automatisierbar ist
➡️ Fairoo bietet beides – flexibel und individuell
Ob mit interaktivem Lageplan oder freier Buchungslogik ohne Flächenbindung – Fairoo unterstützt beide Ansätze. Im Folgenden zeigen wir, wie die standplanbasierte Buchung mit Fairoo abläuft – vom Setup bis zur finalen Bestätigung.
🧭 So funktioniert die standplanbasierte Buchung mit Fairoo
1. Setup durch den Veranstalter
Lagepläne anlegen
Für jedes Event werden ein oder mehrere Hallenpläne hochgeladen. Diese lassen sich bei Bedarf thematisch trennen (z. B. Halle A – Bildung, Halle B – Handwerk).
Flächen definieren
Auf dem Plan werden die buchbaren Standflächen eingezeichnet und mit folgenden Angaben versehen:
Länge & Breite
Standtyp (Reihen-, Eck-, Kopfstand etc.)
Buchbare Standbautypen
Preis
Status: frei, reserviert/gesperrt, gebucht
Produkte & Leistungen abhängig vom Stand
Fairoo erlaubt die automatische Verknüpfung von Produkten mit bestimmten Flächen.
Beispiel: Große Stände beinhalten automatisch mehr Ausstellerausweise oder spezifische Baupakete.
2. Buchung durch Aussteller
Auswahl des Events und der gewünschten Halle(n)
Auswahl einer oder mehrerer freier Standflächen
(Optional) Auswahl eines Standbautyps
(Optional) Auswahl zusätzlicher Pakete oder Produkte
Absenden der Buchungsanfrage
3. Bearbeitung und Freigabe durch den Veranstalter
Die Buchungsanfrage wird als Lead im System erfasst.
Der Veranstalter kann:
Flächen und Produkte anpassen
Anfragen annehmen, zurückstellen oder ablehnen
Buchungen bei Bedarf auf reserviert oder gebucht setzen
4. Automatische Bestätigung & Ausstellerportal
Nach Bestätigung erhält der Aussteller automatisch eine E-Mail mit allen Details.
Im Ausstellerportal sieht er:
seine gebuchte Standfläche auf dem Lageplan
alle gebuchten Leistungen
den aktuellen Buchungsstatus
