In 5 Schritten zur digitalen Messeplanung

1. Einen klaren Mehrwert und ROI für Aussteller kommunizieren

Bevor ein Aussteller bucht, stellt er sich (bewusst oder unbewusst) die Frage: Lohnt sich diese Messe für uns?

Veranstalter sollten deshalb:

• den Return on Investment (ROI) für Aussteller klar herausstellen

• Lead-Potenziale und Kontaktformate betonen (z. B. Speed-Datings, Matchmaking, App-gestützte Lead-Erfassung)

• transparente Informationen zur Besucherstruktur liefern: Wer kommt? Wie viele? Welche Branchen?

• Erfolgsgeschichten früherer Aussteller gezielt nutzen (z. B. Fallstudien oder Interviews)

Je konkreter der erwartbare Nutzen – desto eher wird aus einem Interessenten ein Aussteller.

2. Mehr Besucher = mehr Aussteller: Mit starken Konzepten punkten

Aussteller folgen der Zielgruppe – das bedeutet: Attraktive Besucherkonzepte ziehen automatisch neue Aussteller an.

Innovative Veranstaltungsformate wirken dabei doppelt:

• Sie erhöhen die Besucherzahl (z. B. durch Shows, Bühnenprogramme, interaktive Formate)

• Sie schaffen Differenzierung gegenüber Standardmessen

Tipp: Hybride Formate, thematische Sonderflächen oder Networking-Zonen werten nicht nur die Messe auf – sie liefern auch gute Argumente für die Akquise („Hier erreichen Sie exakt Ihre Zielgruppe“).

3. Weniger Hürden im Buchungsprozess = höhere Abschlussquote

Viele Aussteller sind im Tagesgeschäft stark eingebunden – lange E-Mail-Ketten, undurchsichtige Preislisten oder fehlende Buchungsportale wirken abschreckend.

Ein effizienter Prozess sollte:

• transparente Preise, Pakete und Flächen online verfügbar machen

• digitale Buchung ohne Medienbruch ermöglichen

• Standardisierung UND individuelle Optionen bieten

• alle relevanten Infos auf einen Blick zeigen (z. B. über ein Ausstellerportal)

Denn: Je einfacher und schneller der Buchungsprozess, desto höher die Abschlusswahrscheinlichkeit – gerade bei Interessenten, die mehrere Messeoptionen vergleichen.

4. Leads strukturiert erfassen & nachverfolgen

Viele Veranstalter nutzen noch Excel-Listen oder verstreute E-Mail-Verläufe zur Ausstellerverwaltung – dadurch geht Potenzial verloren.

Ein CRM-System (Customer Relationship Management) hilft dabei:

• Interessenten und deren Status (z. B. Erstkontakt, Angebot, Buchung) übersichtlich zu verwalten

• Follow-ups automatisiert und konsistent durchzuführen

• Akquise-Aktivitäten teamübergreifend zu koordinieren

• Daten zu analysieren und die Strategie kontinuierlich zu verbessern

Wer seine Leads kennt und aktiv bearbeitet, steigert langfristig seine Buchungsquoten – und reduziert den Aufwand pro Abschluss.

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Fairoo ist eine modulare Messeplattform, die Veranstalter bei genau diesen vier Hebeln unterstützt:

• Klare Kommunikation des Aussteller-Mehrwerts über Buchungsseiten und Ausstellerportale

• Smarte Module zur Buchung, Flächenwahl und Produktpaket-Auswahl

• Transparente, digital gesteuerte Prozesse – von der Anfrage bis zur Buchung

• Integriertes CRM für strukturierte Akquise, automatische Follow-ups und Echtzeit-Statusverfolgung

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