Häufig gestellte Fragen

Fairoo ist eine modulare Messesoftware für Veranstalter, das End-to-End-Betriebssystem für das Ausstellergeschäft von Messen. Die Plattform bildet jeden Schritt zwischen Veranstalter und Aussteller ab, von der ersten Anfrage bis zur Wiederbuchung. Bestehende CRM-, ERP- und Buchhaltungssysteme bleiben bestehen und werden synchronisiert.

Ja. Fairoo ist für professionelle Messen ausgelegt: von der Fachmesse mit 150 Ausstellern bis zur Veranstaltung mit weit über 1.000 Ausstellern, mehreren Hallen und eingebundenen Dienstleistern. Bereits jetzt setzen Veranstalter mit jährlich über 2.500 Ausstellern auf Fairoo.

Nein. Fairoo ist ohne technische Vorkenntnisse nutzbar. Unser Team begleitet die Einrichtung, vom CAD-Import bis zum ersten Buchungsformular, und bietet anschließend umfangreiche Support- und Schulungspakete.

Der Preis richtet sich nach der Anzahl Ihrer Veranstaltungen und den genutzten Modulen. In einem kurzen Gespräch erstellen wir ein konkretes Angebot für Ihren Fall.

Das kommt sehr auf die Module, die bisherige Datenstruktur und den Import an. Erste Module können innerhalb weniger Tage live sein, eine vollständige Einführung mit allen Integrationen dauert typischerweise zwei bis vier Wochen.

Ja. Fairoo ersetzt Ihr CRM nicht. Kontakte und Deals synchronisieren sich in beide Richtungen mit externen Systemen. Rechnungen laufen über Anbindungen wie sevDesk oder lexware Office in Ihre Buchhaltung.

Ja. Fairoo ist DSGVO-konform, alle Daten werden ausschließlich auf europäischen Servern gespeichert und verarbeitet. Ein standardisierter Auftragsverarbeitungsvertrag liegt bereit.

Angebote und Gegenangebote erstellen Sie in wenigen Sekunden und stellen Sie dem Aussteller direkt im Portal bereit oder senden sie ihm per verschlüsseltem Link zu.

Optional, ja. Sobald eine Fläche aufgeplant oder eine bereits aufgeplante Fläche zugewiesen wird, sieht der Aussteller seine Position im Hallenplan direkt im Angebot.

Ja. Buchungsformulare müssen nicht öffentlich zugänglich sein. Sie stellen ein frei konfigurierbares Kontaktformular voran oder ein Login, über das Aussteller erst freigegeben werden, bevor sie buchen.

Ja. Veranstalter fügen eigene rechtliche Checkboxen hinzu, deren Text auf die eigenen AGB verlinkt, wahlweise mit Must-Read-Funktion: Ein Pop-up erscheint, das der Aussteller vollständig durchscrollen muss, bevor er den AGB zustimmen kann.

In der Regel reicht der Aussteller ein Vertragsangebot beim Veranstalter ein, das dieser annimmt oder ablehnt. Abhängig von den AGB und Teilnahmebedingungen des Veranstalters ist die Buchung für den Aussteller anschließend verbindlich.

Kontakte und Deals gleichen sich in beide Richtungen mit Ihrem bestehenden CRM ab. Keine Doppelpflege, keine getrennten Datenstände.

Rechnungen, Teilrechnungen und offene Posten werden je Deal geführt und an Ihre Buchhaltung angebunden. Sie sehen jederzeit, welcher Umsatz in der Pipeline liegt.

Ja. Im Ausstellerportal konfigurieren Aussteller ihren Stand, buchen Zusatzleistungen im Shop und laden Nachweise hoch. Der Zugang funktioniert per Einmal-Code, ohne Passwort.

Ein personalisierbares Dashboard mit Standflächen, Neuigkeiten und offenen Aufgaben, dazu alle Buchungen, die Shops für Zusatzleistungen und die Informationsseiten des Veranstalters. Alles für die Messevorbereitung liegt an einem Ort.

Jede Aufgabe hat eine Deadline, Reminder dafür können Veranstalter frei planen und an die zuständigen Personen des Ausstellers verschicken.

Ja. Hinter jeder Aufgabe steht auf Wunsch ein Freigabeprozess: Ihr Team oder ein externer Dienstleister gibt Einreichungen frei oder lehnt sie mit Kommentar ab, etwa bei Brandschutzzertifikaten. Der gesamte Verlauf ist je Aufgabe dokumentiert.

Ja. Im Layout-Editor sehen Aussteller ihre Fläche mit Bemaßungen auf dem Lageplan, platzieren ihr Logo, zeichnen gebuchte Produkte wie Stromanschlüsse ein und bestätigen die einzelnen Ebenen.

Ja. Sie legen je Veranstaltung mehrere Shops an, etwa für Marketing und Standbau, strukturieren sie in Kategorien und Unterkategorien und versehen jede Kategorie mit einer eigenen Buchungsdeadline. Eigene Shop-AGBs binden Sie direkt ein.

Über Support-Anfragen direkt im Portal, inklusive Anhängen. Die Anfragen erreichen die zuständigen Personen in Ihrem Team, eine KI formuliert Antwortvorschläge vor.

Der Lageplan-Designer importiert Hallenpläne im DXF-Format mit vollständiger Ebenen-Struktur. Alternativ dienen SVG, PNG, PDF oder JPEG als Plangrundlage. Jede Ebene lässt sich einzeln ein- und ausblenden, Objekte rasten an ausgewählten Ebenen ein.

Der Preis ergibt sich aus Standtyp, Größe und Buchungszeitpunkt und lässt sich manuell überschreiben oder rabattieren. Aussparungen für Säulen und andere Hindernisse werden aus Quadratmetern und Preis herausgerechnet.

Die Seitenleiste zeigt, welche Flächen verkauft, aber noch nicht platziert sind und welche Anfragen vorliegen. Per Drag & Drop weisen Sie Flächen zu oder platzieren sie im Plan. Deal und Fläche sind in beide Richtungen verknüpft.

Als PDF, SVG, PNG oder CAD-Datei, mit frei wählbaren Ebenen, Seitengröße und Maßeinheit. Auf Ihrer Website läuft der Plan als interaktives Plugin, und im Buchungsformular wählen Aussteller freie Flächen direkt im Plan aus.

Ja. Alle Ebenen aus dem CAD-Import und alle selbst hinzugefügten Ebenen lassen sich ein- und ausblenden, fixieren oder in ihrer Transparenz regulieren.

Ja. Vergangene Hallenpläne, die in CAD gezeichnet wurden, importieren wir für Sie und legen die zugehörigen Standflächen automatisch an. Hallenpläne, die nicht im CAD-Format vorliegen, fügen wir im Hintergrund hinzu, zum Beispiel als PDF, sodass sie im ersten Jahr als Orientierung für die Aufplanung dienen.

Ja. Ein Hallenplan aus zum Beispiel 2026 lässt sich für die Veranstaltung 2027 duplizieren. Die Standflächen werden dabei als freie Flächen der neuen Veranstaltung angelegt. Wird das Rebooking-Modul genutzt, reservieren wir die freien Flächen für die Altaussteller aus dem Vorjahr vor. Die Preise lassen sich dabei automatisch auf das neue Quadratmeter-Pricing anpassen.

Ja. Der Editor läuft komplett im Browser, mehrere Teammitglieder bearbeiten denselben Plan parallel. Vorläufige Standnummern und eigene Farbmarkierungen helfen, solange die Planung noch in Bewegung ist.

Sie legen das Folgejahr an und duplizieren den Lageplan aus dem Vorjahr, die Flächen werden für Ihre Altaussteller vorreserviert. Für jeden Bestandsaussteller entsteht ein Rebooking-Angebot mit vorausgefüllten Kontakt-, Unternehmens- und Rechnungsdaten. Aussteller buchen verbindlich mit digitaler Unterschrift, vor Ort auf der Messe oder online im Portal.

Ja. Ein Hallenplan aus zum Beispiel 2026 lässt sich für die Veranstaltung 2027 duplizieren. Die Standflächen werden dabei als freie Flächen der neuen Veranstaltung angelegt und für die Altaussteller aus dem Vorjahr vorreserviert. Die Preise lassen sich automatisch auf das neue Quadratmeter-Pricing anpassen oder pro Stand als Fixpreis überschreiben.

Bevor Sie die Angebote versenden, können Sie die Standflächen im neuen Lageplan frei bearbeiten und verschieben. Außerdem kann ein Rebooking-Angebot nur die Fläche ohne Positionierung referenzieren: Der Aussteller bucht dann seine Standmaße und Quadratmeterzahl, ohne Anspruch auf eine bestimmte Position im Lageplan.

Aussteller sehen alle ihnen zugeordneten Angebote im Ausstellerportal oder im Rebooking-Portal. Der Zugang funktioniert per Einmalcode an die hinterlegte E-Mail-Adresse oder über einen personalisierten Link. Sie übernehmen die Daten aus dem Vorjahr oder passen sie an, prüfen Positionen und buchen Produkte hinzu, vor Ort mit Ihrem Vertrieb oder jederzeit nach der Messe.

Optional ja. Veranstalter entscheiden, ab welchem Zeitpunkt die Logos bereits gebuchter Aussteller auf dem Live-Lageplan angezeigt werden. Das ist besonders wirkungsvoll, wenn große Anker-Aussteller bereits zugesagt haben.

Nein. Rebooking-Angebote können statt einer festen Position auch nur die Standfläche referenzieren, also Maße, Quadratmeterzahl und Preis. Altaussteller fragen so ihre Fläche für das Folgejahr an, ohne Anspruch auf eine bestimmte Positionierung, und Sie behalten volle Freiheit bei der Hallenplanung.

Nein. Kontakte und Deals synchronisieren sich in beide Richtungen mit ihrem bestehenden CRM. Ihr führendes System bleibt bestehen, Fairoo übernimmt das Messegeschäft. Wer an kein eigenes CRM gebunden ist, arbeitet mit der integrierten CRM-Komponente.

Unternehmen und Personen als Kontakte, dazu Leads und Deals in Pipelines mit eigenen Stages. Notizen, Aktivitäten, Aufgaben und E-Mail-Vorlagen liegen direkt am Datensatz. Jede Buchung, jedes Angebot und jede Standfläche baut auf diesen Daten auf.

Ja. Sie organisieren Deals in mehreren Pipelines mit frei definierbaren Stages, etwa je Messe oder Vertriebsprozess. Der Status jedes Deals ist jederzeit sichtbar, von der ersten Anfrage bis zum Abschluss.

Automatisierungen reagieren auf Statusänderungen und Kategorien: eine E-Mail aus der passenden Vorlage versenden, eine Aufgabe erstellen oder einen Tag zuweisen. Aufgaben legen Sie auch manuell für Deals und Leads an, etwa für Rückrufe.

Ja. E-Mails und Termine synchronisieren sich mit Gmail und Outlook und erscheinen direkt am Kontakt. So liegt der komplette Schriftverkehr dort, wo Ihr Team arbeitet.

Nein. Ihr ERP bleibt bestehen und wird ergänzt, nicht ersetzt. Fairoo verwaltet die messespezifischen Produkte, Pakete und Inventare, die im Ausstellergeschäft anfallen.

Reguläre Produkte, die pro Aussteller anfallen, und Standprodukte, die einer Standfläche zugeordnet sind. Jedes Produkt trägt internen und externen Namen in mehreren Sprachen, SKU, Tags, Preis und Umsatzsteuersatz. Gebuchte Standprodukte erscheinen als CAD-Objekt oder Farbmarkierung im Lageplan.

Sie bündeln mehrere Produkte oder Standflächen zu einem Paket, etwa als All-in-one-Angebot aus Fläche, Strom und Marketing-Leistungen. Aussteller buchen so komplette Leistungen in einem Schritt.

Je Veranstaltung legen Sie ein oder mehrere Inventare an. Die verfügbare Menge berechnet sich automatisch aus verkauften, zugewiesenen und angefragten Einheiten. Mengenänderungen brauchen einen dokumentierten Grund, und die Transaktionsübersicht zeigt jede Zuordnung.

Über den Ressourcenkalender: Sie definieren je Tag verfügbare Zeitslots mit eigener Kapazität, vom Gabelstapler bis zur Masterclass. Aussteller wählen ihre Slots direkt bei der Anfrage, und Sie sehen je Slot, wer angefragt, reserviert oder gebucht hat.

Das hängt davon ab, welche Schritte abgedeckt werden sollen. Eine Aussteller-Management-Software sollte den gesamten Lebenszyklus abbilden: Akquise, Angebot und Buchung, Messevorbereitung und Wiederbuchung. Fairoo ist das modulare End-to-End-Betriebssystem für das Ausstellergeschäft von Messen und bildet jeden Schritt zwischen Veranstalter und Aussteller ab, von der Fachmesse mit 150 Ausstellern bis zur Veranstaltung mit weit über 1.000 Ausstellern. Seit dem Start im September 2025 laufen 26 Messen mit 22 Mio. € abgewickeltem Buchungsvolumen auf der Plattform, bestehende CRM-, ERP- und Buchhaltungssysteme bleiben bestehen und werden synchronisiert.

Ein generisches CRM führt Kontakte, Leads und Deals. Im Ausstellergeschäft kommen messespezifische Objekte dazu: Standflächen mit Position im Hallenplan, Buchungsformulare mit Produkten und digitaler Unterschrift, Aufgaben mit Fristen und Freigabeprozessen sowie Shops für Zusatzleistungen. Fairoo verbindet beides: Ein schlankes CRM ist integriert, Ihr bestehendes CRM bleibt führend, Kontakte und Deals synchronisieren sich in beide Richtungen.

Vier Phasen rund um einen zentralen Deal: Akquise und Buchung mit digitaler Unterschrift, Portal und Shop für Aufgaben, Nachweise und Zusatzleistungen, die Veranstaltung selbst mit aktuellem Lageplan und kurzfristigen Nachbuchungen sowie das Rebooking auf der laufenden Messe. Die Phasen stehen fest, die Reihenfolge richtet sich nach Ihrem Prozess.

Jede Aufgabe hat eine Deadline und einen sichtbaren Status: offen, in Bearbeitung, erledigt. Reminder vor und nach der Deadline laufen automatisch. Das Dashboard zeigt zusätzlich offene und gewonnene Deals, versendete Angebote und die Hallenauslastung.

Auf oder nach der Messe reserviert der Aussteller seine Fläche für das nächste Jahr, am Stand oder im Portal, mit vorausgefüllten Daten. Der Hallenplan lässt sich für die neue Veranstaltung duplizieren: Mit dem Rebooking-Modul werden freie Flächen für die Altaussteller aus dem Vorjahr vorreserviert, die Preise lassen sich automatisch auf das neue Quadratmeter-Pricing anpassen.

Beginnen Sie mit der Ausstellerseite. Eine neue Messe ist ein zweiseitiges Chicken-Egg Problem, und die schwerer zu gewinnende Seite sind die Aussteller. Die Reihenfolge ist klar: professioneller Auftritt und Positionierung, dann wenige Ankeraussteller sichern, dann klare Standpakete und eine schlanke Buchung anbieten, parallel persönlich verkaufen und nachfassen, und von Beginn an das Rebooking für die zweite Auflage mitdenken.

Bieten Sie einen eigenständigen Wert, der nicht von Besucherzahlen abhängt. Solange Zahlen fehlen, überzeugt die Teilnahme vor allem über Vertrauen: bekannte Ankeraussteller als Referenz, ein professioneller Webauftritt, transparente Preise und feste Standpakete sowie ein persönlicher Ansprechpartner. Ein Kontingent kostenloser Gästekarten wirkt zusätzlich, weil der Aussteller eigene Kunden einlädt und so einen Teil seines Publikums selbst mitbringt.

Ein Ankeraussteller ist ein bekanntes, in der Branche führendes Unternehmen, dessen Teilnahme andere Aussteller und Besucher nachzieht, ähnlich wie ein großes Kaufhaus als Ankermieter ein Einkaufszentrum attraktiv macht. Um ihn zu gewinnen, lohnen sich spürbare Rabatte oder großzügige Partnerverträge, denn der Name senkt das Risiko für alle anderen. Koppeln Sie die Konditionen an eine klare Gegenleistung und machen Sie sich nicht von einem einzigen Anker abhängig.

Bieten Sie wenige, klar unterscheidbare Pakete plus persönliche Beratung an. Erstaussteller können Standgrößen noch nicht sicher einschätzen, deshalb trägt ein einfacher Einstieg: zum Beispiel drei gestaffelte Größen mit inkludiertem Stromanschluss und Grundausstattung. Der genaue Zuschnitt richtet sich nach Halle, Branche und Format.

Nur die für den Vertragsschluss wirklich nötigen Angaben: gewähltes Paket, ein kurzer Marken- oder Firmentext, die nötigsten Firmendaten, Rechnungsinformationen und ein Ansprechpartner. Umfangreiche Ausstellerprofile, Logos und Technikbedarf erheben Sie nach der Buchung im Portal, denn jedes zusätzliche Pflichtfeld erhöht die Abbruchwahrscheinlichkeit. Ein Speichern und Fortsetzen des Buchungsschritts stützt den Abschluss zusätzlich.

In der Erstauflage nicht. Ein Selbstbuchungsflow senkt die Hürde für Aussteller, die bereits überzeugt sind. Die Überzeugungsarbeit selbst leisten am Anfang Gespräche, Kaltakquise und Angebote. Es braucht beides parallel: eine schlanke Buchung für Entschlossene und persönlichen Vertrieb mit konsequenten Follow-ups für alle anderen.

Machen Sie die Wiederbuchung so einfach wie möglich und übertragen Sie die Daten direkt ins Folgejahr. Einen bestehenden Aussteller erneut zu gewinnen ist meist leichter als die Akquise eines neuen, weil Vertrauen bereits besteht. Bereiten Sie das Rebooking früh vor und stellen Sie ein vorausgefülltes Folgeangebot bereit, das der Aussteller direkt annimmt.

Das hängt stark von Halle, Format und Umfang ab, eine seriöse Pauschale lässt sich daher nicht nennen. Aus Sicht des Ausstellergeschäfts entscheiden vor allem zwei Hebel: die Konditionen für Ankeraussteller, die anfangs bewusst großzügig ausfallen dürfen, und der Aufwand für den persönlichen Vertrieb in der Startphase.