Case Study · 14.10.2026
Case Study: VELOBerlin 2026
Einfach gebucht, schneller abgerechnet: Wie die VELOBerlin rund 200 Aussteller über eine Plattform gemanagt hat, von der Buchung über Nachbuchungen im Ausstellerportal bis zur Rechnungsstellung in der Hälfte der Zeit.
Einfach gebucht. Schneller abgerechnet.
Die VELOBerlin ist das Fahrradfestival für alle: Auf dem ehemaligen Flughafen Tempelhof präsentieren rund 200 Aussteller Fahrräder, E-Bikes und Mobilitätslösungen. Veranstalter Velokonzept hat das Ausstellermanagement 2026 erstmals mit Fairoo abgewickelt: vom Buchungsformular über Angebote und das Ausstellerportal mit Shop bis zur Übergabe der Rechnungen an sevDesk.
- 50 %
Zeit für die Rechnungsstellung
200
Aussteller wurden über Fairoo gemanagt
„Zum ersten Mal haben wir ein übersichtliches und klar strukturiertes Ausstellerportal, das für unsere Ausstellenden intuitiv und einfach zu bedienen ist. Besonders freut uns das positive Feedback. Wir hören jetzt Sätze wie: ‚Endlich war die Anmeldung mal einfach!‘ oder sogar ‚Die Anmeldung kann ja auch Spaß machen!‘
Auch intern profitieren wir enorm: Ich kann jetzt beispielsweise direkt im System nachvollziehen, wer welche Leistungen gebucht hat – ganz ohne aufwendige Excel-Exporte. Zudem lassen sich Buchungsänderungen jetzt schnell und unkompliziert direkt im Backend vornehmen. Das erleichtert unsere tägliche Arbeit erheblich.“
Konrad Abramowski, Projektmanager Festivals & Events, Velokonzept
Herausforderung
Das bisherige System bot Ausstellenden lediglich einen Login in ein Buchungsformular. Fehlende Informationen, wie beispielsweise die Standbaubeschreibung, mussten nachträglich per E-Mail angefordert werden. Um diese Angaben zu ergänzen, mussten die Ausstellenden zunächst ihren ursprünglichen „Wiederkommerlink“ ausfindig machen und darüber erneut auf ihre Buchung zugreifen. Dieser umständliche Prozess führte dazu, dass Nachforderungen oft unbeantwortet blieben. Intern wurden Bestellungen aus mehreren Excel-Tabellen zusammengerechnet. Übertragungsfehler führten zu Stornos, und die Rechnungsstellung dauerte fünf bis sieben Tage.
Lösung
Ein digitaler Buchungsflow, über den die Ausstellenden ihre Fläche selbst buchen, ergänzt um Angebote im Baukastenprinzip für Großaussteller. Nachbuchungen laufen nahezu vollständig über den Shop im Ausstellerportal, offene Aufgaben wie die Standbaubeschreibung werden direkt im Portal sichtbar statt nur per E-Mail nachgefordert, und alle Bestellungen werden direkt an sevDesk übergeben.
Ergebnis
Die Rechnungsstellung dauert nun weniger als die Hälfte der ursprünglichen Zeit, mit weniger Stornos und klarem Überblick über den Zahlstatus für das ganze Team. Direkt nach der Veranstaltung startete das Rebooking zu Frühbucherkonditionen: Ausstellende buchen ihre Fläche für das Folgejahr per Link selbst, und jede Wiederbuchung liegt sofort als vollständiger Datensatz im System.
Schlüsselfunktionen im Einsatz
Diese drei Fairoo-Funktionen tragen das Ausstellermanagement der VELOBerlin: von der ersten Buchung über Nachbuchungen im Portal bis zur fertigen Rechnung in der Buchhaltung.
Buchungsformular und Angebotsflow
Ein Großteil der Ausstellenden bucht die Standfläche selbst über das Buchungsformular, inklusive Produkten wie Stromanschlüssen oder Parkplätzen. Für Großaussteller erstellt das Team Angebote im Baukastenprinzip: wahlweise als geschlossener Buchungsvorschlag oder als offenes Angebot, in dem Ausstellende weitere Produkte selbst ergänzen. So entsteht jede Buchung strukturiert im System, unabhängig vom Weg dorthin.
Ausstellerportal mit Shop und Aufgaben
Nahezu alle Nachbuchungen der VELOBerlin laufen über den Shop im Ausstellerportal. Statt Bestellungen per E-Mail anzunehmen, verweist das Team auf das Portal, in dem Ausstellende Zusatzleistungen selbst buchen. Offene Aufgaben wie die Standbaubeschreibung erscheinen direkt beim Login, statt per E-Mail nachgefordert zu werden. Und intern ist im Browser sichtbar, wer was gebucht hat, bis hin zur Frage, wie oft ein Stromanschluss verkauft wurde.
Abrechnung mit sevDesk-Anbindung
Alle Bestellungen und Artikel werden exakt an sevDesk übertragen und als Gesamtrechnung gestellt, ohne Excel-Zwischenschritte und ohne manuelles Zusammenrechnen. Ob eine Rechnung gestellt und bezahlt ist, sieht das gesamte Team im System, und Rechnungskopien lassen sich direkt aus dem System erneut versenden. Die Rechnungsstellung dauert damit nur noch halb so lang.
Demo
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