Datenschutzerklärung von Fairoo

Diese Erklärung beschreibt, welche personenbezogenen Daten der Anbieter bei der Bereitstellung dieser Anwendung verarbeitet, zu welchen Zwecken dies geschieht und welche Rechte den Nutzern dabei zustehen.

Letzte Aktualisierung: September 2026

Anbieter und Verantwortlicher

venue & me UG (haftungsbeschränkt)
Werinherstraße 3, 81541 München
Amtsgericht München, HRB 285810
Vertreten durch Hannes Wagner
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer DE365702219

E-Mail-Adresse des Anbieters: datenschutz@fairoo.de

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, da die Voraussetzungen des § 38 BDSG nicht vorliegen. Ansprechpartner für den Datenschutz beim Anbieter ist Hannes Wagner.

Geltungsbereich dieser Erklärung

Als diese Anwendung gelten die Plattform unter my.fairoo.de, das Handbuch, die Mobile-App des Anbieters, die Browser-Erweiterung für Gmail und Outlook sowie der Support des Anbieters.

Der Anbieter tritt gegenüber den Nutzern in zwei getrennten Rollen auf. Diese Erklärung betrifft nur die erste.

Als Verantwortlicher entscheidet der Anbieter selbst über Zwecke und Mittel der Verarbeitung. Das betrifft die Konten der Nutzer, die Nutzung dieser Anwendung durch Mitarbeitende eines Veranstalters, den Support, die Fehlerdiagnose, die Mobile-App, die Browser-Erweiterung und die Abwicklung des Vertrags mit dem Veranstalter. Für diese Verarbeitungen gilt die vorliegende Erklärung.

Als Auftragsverarbeiter handelt der Anbieter für die Inhalte, die ein Veranstalter über diese Anwendung verwaltet, also insbesondere Anfragen, Buchungen, Kontakte, Dokumente und Nachrichten. Verantwortlicher ist insoweit der jeweilige Veranstalter, und der Anbieter verarbeitet ausschließlich in dessen Auftrag und nach dessen Weisung. Es gilt dann die Datenschutzerklärung des Veranstalters. Welche Verarbeitungen der Anbieter dabei technisch vornimmt, beschreibt der Verarbeitungshinweis unter fairoo.de/legal/verarbeitungshinweis.

Arten der verarbeiteten Daten

Zu den personenbezogenen Daten, die diese Anwendung selbstständig oder durch Dritte verarbeitet, gehören: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Zugangsdaten und Sitzungskennungen, Anmeldezeitpunkte, IP-Adresse, technische Merkmale des Browsers, Kennungen für Push-Nachrichten, Inhalte von Support-Anfragen und Chatverläufen einschließlich beigefügter Dateien, Protokolle über Änderungen in dieser Anwendung, technische Fehlermeldungen sowie Stammdaten und Abrechnungsangaben des Unternehmens, für das der Nutzer tätig ist.

Nutzt der Nutzer die Browser-Erweiterung, kommen der Betreff sowie die Namen und E-Mail-Adressen der Beteiligten des jeweils geöffneten Nachrichtenverlaufs hinzu. Erfasst er mit der Mobile-App eine Visitenkarte, kommen das aufgenommene Bild und die daraus ausgelesenen Angaben hinzu.

Personenbezogene Daten werden vom Nutzer angegeben oder fallen bei der Nutzung dieser Anwendung technisch an. Ohne Name, E-Mail-Adresse und Zugangsdaten kann der Anbieter kein Konto einrichten. Alle weiteren Angaben sind freiwillig.

Der Nutzer ist für personenbezogene Daten Dritter verantwortlich, die er über diese Anwendung eingibt, hochlädt oder übermittelt.

Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Konto und Anmeldung

Der Anbieter verarbeitet Name, E-Mail-Adresse und Zugangsdaten des Nutzers, um ihm ein Konto bereitzustellen und die Anmeldung zu ermöglichen. Bei jeder Anmeldung fallen Zeitpunkt und IP-Adresse an. Die Anmeldung erfolgt über einen Identitätsdienst, den der Anbieter selbst betreibt. Mitarbeitende eines Veranstalters melden sich mit E-Mail-Adresse und Passwort an. Nutzer der Portale erhalten stattdessen einen Einmalcode per E-Mail, ein Passwort gibt es dort nicht. Beide können zusätzlich einen Passkey einrichten; der Identitätsdienst speichert dann den öffentlichen Schlüssel, der private Schlüssel bleibt auf dem Gerät des Nutzers.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Nutzung dieser Anwendung

Der Anbieter protokolliert, welcher Nutzer welche Änderung zu welchem Zeitpunkt vorgenommen hat.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse des Anbieters besteht darin, Änderungen in einem von mehreren Nutzern gemeinsam verwendeten System nachvollziehbar zu halten.

Support und Support-Chat

Wendet sich ein Nutzer an den Support, verarbeitet der Anbieter dessen Namen, E-Mail-Adresse, das Anliegen, die aufgerufene Seite sowie alle übermittelten Inhalte und Dateien. Anfragen und Antworten bleiben als Verlauf erhalten.

Der Chat ist Bestandteil dieser Anwendung und wird auf der Infrastruktur des Anbieters betrieben. Ein fremder Chat-Dienst wird nicht eingebunden.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Unterstützung zur Vertragserfüllung gehört, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO mit dem berechtigten Interesse an einer zügigen Bearbeitung von Anfragen.

Automatische Antworten im Support

Wendet sich ein Nutzer an den Support, antwortet zunächst ein Assistent auf Basis eines Sprachmodells. Er verarbeitet dazu die Nachricht des Nutzers, den bisherigen Verlauf und Angaben zu dessen Konto und antwortet unmittelbar, ohne dass ein Mensch die Antwort zuvor prüft.

Der Assistent beantwortet Fragen zur Nutzung dieser Anwendung. Er trifft keine Entscheidung, die gegenüber dem Nutzer rechtliche Wirkung entfaltet oder ihn in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Eine automatisierte Entscheidung im Einzelfall im Sinne von Art. 22 DSGVO liegt daher nicht vor.

Die Mitarbeitenden des Anbieters können jeden Vorgang einsehen und übernehmen. Der Nutzer kann jederzeit verlangen, mit einem Menschen zu sprechen, indem er dies im Chat mitteilt oder sich an support@fairoo.de wendet.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO mit dem berechtigten Interesse, Anfragen ohne Wartezeit zu beantworten.

Weitere Funktionen mit Künstlicher Intelligenz

Sprachmodelle setzt der Anbieter außerdem für das Auslesen von Visitenkarten in der Mobile-App ein. Die Modelle werden bei Google in Frankfurt am Main betrieben. Eine Verwendung der Daten zum Training der Modelle findet nicht statt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO mit dem berechtigten Interesse an einer effizienten Bearbeitung.

Wahlmöglichkeit bei den Funktionen mit Künstlicher Intelligenz

Kein Nutzer ist gehalten, die Funktionen mit Künstlicher Intelligenz zu verwenden.

Wer den Support in Anspruch nehmen möchte, ohne dass ein Sprachmodell die Anfrage verarbeitet, wendet sich per E-Mail an support@fairoo.de. Diese Anfragen bearbeiten ausschließlich Mitarbeitende des Anbieters. Der Support-Chat setzt dagegen den Assistenten ein; wer ihn verwendet, erklärt sich mit dessen Einsatz einverstanden.

Der Assistent im Handbuch wird nur tätig, wenn der Nutzer dort eine Frage stellt. Das Handbuch selbst lässt sich ohne ihn lesen.

Ob die Funktionen mit Künstlicher Intelligenz für Aussteller und deren Kontaktpersonen zur Verfügung stehen, entscheidet der jeweilige Veranstalter. Ohne dessen Freischaltung findet die zugehörige Verarbeitung nicht statt.

Fehlerdiagnose

Tritt in dieser Anwendung ein Fehler auf, übermittelt der Anbieter eine Fehlermeldung an den Dienst Sentry. Sie enthält technischen Kontext, darunter die aufgerufene Adresse und die Kennung des Kontos.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO mit dem berechtigten Interesse, Störungen zu erkennen und zu beheben.

Mobile-App

Die Mobile-App verarbeitet dieselben Daten wie diese Anwendung im Browser. Zusätzlich vergibt das Gerät eine Kennung für Push-Nachrichten, die der Anbieter speichert, solange die App installiert und angemeldet ist. Für die Zustellung setzt der Anbieter den Dienst Expo und die nachgelagerten Push-Dienste von Apple und Google ein. Erfasst der Nutzer eine Visitenkarte mit der Kamera, wird das Bild an die Server des Anbieters übertragen und ausgelesen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Browser-Erweiterung für Gmail und Outlook

Installiert und aktiviert der Nutzer die Erweiterung, liest sie im jeweils geöffneten Nachrichtenverlauf den Betreff sowie die Namen und E-Mail-Adressen der Beteiligten aus und übermittelt diese an diese Anwendung, damit die Nachricht dem zugehörigen Vorgang zugeordnet werden kann. Über die Erweiterung kann der Nutzer außerdem E-Mails aus dieser Anwendung heraus versenden.

Die Erweiterung erhält keinen Zugriff auf das Google- oder Microsoft-Konto des Nutzers, der über den geöffneten Nachrichtenverlauf hinausgeht. Sie enthält keine Analyse- oder Trackingfunktionen. Die Zugangsdaten werden im Speicher der Erweiterung abgelegt und beim Abmelden gelöscht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit dabei Daten der Korrespondenzpartner des Nutzers verarbeitet werden, handelt der Anbieter im Auftrag des Veranstalters, bei dem der Nutzer tätig ist.

Handbuch und Assistent

Im Handbuch kann der Nutzer Fragen stellen, die von einem Sprachmodell beantwortet werden. Verarbeitet werden die Frage und die aufgerufene Seite. Die Verläufe werden dem Konto des Nutzers zugeordnet gespeichert, damit er frühere Fragen wieder öffnen kann. Personenbezogene Daten Dritter sollten dort nicht eingegeben werden.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO mit dem berechtigten Interesse, Fragen zur Anwendung zügig zu beantworten.

Schutz vor automatisierten Zugriffen

Die öffentlich zugänglichen Formulare sind durch Cloudflare Turnstile geschützt. Dabei werden die IP-Adresse und technische Merkmale des Browsers geprüft, um automatisierte Zugriffe zu erkennen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO mit dem berechtigten Interesse an der Sicherheit der Systeme des Anbieters.

Vertrag und Abrechnung

Für die Abwicklung des Vertrags mit dem Veranstalter verarbeitet der Anbieter die Stammdaten des Unternehmens und die Kontaktdaten der Ansprechpartner.

Rechnungen werden nicht in dieser Anwendung erstellt. Der Anbieter übermittelt die dafür erforderlichen Angaben an das von ihm eingesetzte Buchhaltungssystem. Dort entsteht die Rechnung, und dort wird sie aufbewahrt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und, für die Aufbewahrung im Buchhaltungssystem, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten.

Art und Ort der Verarbeitung

Verarbeitungsmethoden

Der Anbieter verarbeitet die personenbezogenen Daten der Nutzer ordnungsgemäß und trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um unbefugten Zugriff sowie unbefugte Weitergabe, Veränderung oder Vernichtung zu verhindern. Die Verarbeitung erfolgt mit IT-Systemen nach Verfahren, die auf die genannten Zwecke ausgerichtet sind. Zugriff haben neben dem Anbieter dessen Auftragsverarbeiter im jeweils erforderlichen Umfang.

Auftragsverarbeiter

Über die vorstehenden Empfänger hinaus gibt der Anbieter personenbezogene Daten nur weiter, soweit er gesetzlich dazu verpflichtet ist.

Ort und Übermittlung in Drittländer

Die Verarbeitung findet in der Europäischen Union statt; Cloudflare prüft Formulareingaben in seinem weltweiten Netz, Expo stellt Push-Nachrichten aus den Vereinigten Staaten zu. Cloudflare, Sentry, Expo, Apple und Google gehören zu Konzernen mit Sitz in den Vereinigten Staaten, sodass ein Zugriff von dort nicht ausgeschlossen ist. Der Anbieter stützt die Übermittlung auf den Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission zum Datenschutzrahmenwerk EU–USA und ergänzend auf Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO.

Speicherdauer

Das Konto des Nutzers und die damit verbundenen Daten bestehen, solange der Vertrag mit dem Veranstalter läuft, und werden danach gelöscht. Support-Anfragen und Chatverläufe bewahrt der Anbieter auf, solange dies zur Bearbeitung und zum Nachvollziehen früherer Anfragen erforderlich ist.

Rechnungen werden nicht in dieser Anwendung gespeichert, sondern im Buchhaltungssystem des Anbieters. Für die dort abgelegten Unterlagen gelten die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen.

Für den Notfall bestehen Sicherungskopien der Datenbank. Sie entstehen einmal täglich automatisch und werden nach 14 Tagen gelöscht. Zusätzlich lässt sich der Datenbestand auf einen beliebigen Zeitpunkt innerhalb der letzten 7 Tage zurücksetzen. Weitere Sicherungen bestehen nicht.

Betriebsprotokolle und Fehlerberichte werden nach 30 Tagen gelöscht.

Zugriff auf Endgeräte der Nutzer

Diese Anwendung speichert im Browser des Nutzers, was für die Anmeldung und die genutzten Funktionen benötigt wird: die Sitzung, Einstellungen der Oberfläche und den Zwischenstand eines Formulars, damit er beim nächsten Aufruf nicht verloren ist. In der Browser-Erweiterung geschieht dies in deren eigenem Speicher. Diese Speicherung ist erforderlich, um den vom Nutzer gewünschten Dienst bereitzustellen, und daher nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG nicht einwilligungsbedürftig.

Cookies oder andere Tracker zu Analyse-, Werbe- oder Reichweitenzwecken setzt diese Anwendung nicht ein. Dienste zur Nutzungsmessung werden nicht eingebunden. Aus diesem Grund enthält diese Anwendung keine Cookie-Abfrage.

Die Rechte der Nutzer nach der DSGVO

Die Nutzer können in Bezug auf die vom Anbieter verarbeiteten Daten insbesondere die folgenden Rechte ausüben:

• Auskunft verlangen. Der Nutzer hat das Recht zu erfahren, ob der Anbieter Daten über ihn verarbeitet, Auskunft über die Einzelheiten der Verarbeitung zu erhalten und eine Kopie der Daten zu verlangen (Art. 15).
• Berichtigung verlangen. Der Nutzer hat das Recht, unrichtige Daten berichtigen und unvollständige Daten vervollständigen zu lassen (Art. 16).
• Löschung verlangen. Der Nutzer hat das Recht, die Löschung seiner Daten zu verlangen (Art. 17).
• Einschränkung der Verarbeitung verlangen. In diesem Fall verarbeitet der Anbieter die Daten zu keinem anderen Zweck als der Speicherung (Art. 18).
• Datenübertragbarkeit verlangen. Der Nutzer hat das Recht, seine Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und, soweit technisch möglich, an einen anderen Verantwortlichen übermitteln zu lassen (Art. 20).
• Widerspruch einlegen. Soweit die Verarbeitung auf einem berechtigten Interesse beruht, kann der Nutzer ihr aus Gründen widersprechen, die sich aus seiner besonderen Situation ergeben (Art. 21). Der Anbieter verarbeitet die Daten dann nicht weiter, es sei denn, er kann zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen.
• Beschwerde einreichen. Der Nutzer hat das Recht, eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen. Für den Anbieter zuständig ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht, Promenade 18, 91522 Ansbach.

Personenbezogene Daten für Zwecke der Direktwerbung verarbeitet der Anbieter über diese Anwendung nicht.

Wie die Rechte ausgeübt werden können

Anfragen zur Ausübung dieser Rechte können formlos an datenschutz@fairoo.de gerichtet werden. Sie sind kostenlos und werden vom Anbieter so früh wie möglich, spätestens innerhalb eines Monats, beantwortet.

Betrifft eine Anfrage Inhalte, die ein Veranstalter über diese Anwendung verwaltet, ist nicht der Anbieter, sondern der jeweilige Veranstalter Verantwortlicher. Der Anbieter leitet die Anfrage in diesem Fall an ihn weiter und unterstützt ihn bei der Beantwortung.

Änderungen dieser Erklärung

Der Anbieter behält sich vor, diese Erklärung anzupassen, wenn sich diese Anwendung, die eingesetzten Dienstleister oder die rechtlichen Anforderungen ändern. Die jeweils geltende Fassung ist an dieser Stelle abrufbar. Bei wesentlichen Änderungen weist der Anbieter die Nutzer in dieser Anwendung darauf hin.

Begriffsbestimmungen

Anbieter. Die venue & me UG (haftungsbeschränkt), über die diese Anwendung angeboten wird.

Diese Anwendung. Die Plattform Fairoo einschließlich des Handbuchs, der Mobile-App und der Browser-Erweiterung.

Nutzer. Die Person, die diese Anwendung verwendet.

Veranstalter. Das Unternehmen, das diese Anwendung zur Organisation seiner Veranstaltungen einsetzt und insoweit Verantwortlicher ist.

Verantwortlicher. Die Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten entscheidet.

Auftragsverarbeiter. Die Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag und nach Weisung eines Verantwortlichen verarbeitet.